Flex office is een manier van werken waarbij medewerkers geen vast bureau meer hebben: iedereen zoekt, afhankelijk van zijn of haar dag en taken, de plek op die het meest geschikt is. Dit concept, dat wordt gestimuleerd door de opkomst van telewerken en hybride werken, gaat verder dan louter het optimaal benutten van vastgoed en geeft een nieuwe invulling aan de inrichting van kantoren. Hieronder leest u wat het concept precies inhoudt, waarin het zich onderscheidt van de open space en coworking, hoe het werkt en hoe u het succesvol kunt invoeren.
Wat is een flex office precies?
Het principe is eenvoudig: geen enkele werkplek is aan een specifieke persoon toegewezen. Het bedrijf stelt diverse ruimtes en individuele opbergruimtes ter beschikking, vaak in de vorm van kluisjes, waar iedereen zijn spullen kan opbergen. Bij aankomst haalt de medewerker zijn laptop op en kiest hij zijn werkplek voor die dag, waarbij hij aan het einde van de dag de ‘clean desk’-regel toepast. Deze werkwijze is gebaseerd op twee voorwaarden: de mobiliteit van digitale hulpmiddelen en een hybride werkcultuur. Ze sluit bovendien naadloos aan bij het kader voor telewerken, dat in België met name wordt geregeld door collectieve arbeidsovereenkomst nr. 85.
Flex office, open space en coworking: wat zijn de verschillen?
Deze termen worden vaak ten onrechte door elkaar gehaald. De term ‘open space’ verwijst naar een type inrichting: een open ruimte zonder scheidingswanden. ‘Coworking’ verwijst naar een ruimte die door meerdere bedrijven of zelfstandigen wordt gedeeld. ‘Flex office’ daarentegen verwijst naar een organisatievorm, namelijk het ontbreken van vaste werkplekken, ongeacht de inrichting. Men spreekt ook van ‘desk sharing’ of ‘free seating’ als synoniemen, en van ‘activity-based working’ wanneer de nadruk ligt op ruimtes die per activiteit zijn gespecialiseerd. Een werkvloer kan dus een open space zijn zonder een flex office te zijn, en omgekeerd.
Hoe werkt flex office in de praktijk?
Elke ochtend kiest de medewerker een werkplek die past bij zijn of haar taken: een rustige werkplek voor een taak die concentratie vereist, een gedeelde tafel om in teamverband te werken, of een vergaderruimte voor een videoconferentie. Aangezien niet iedereen tegelijkertijd aanwezig is – met name door het thuiswerken – wordt er vaak minder dan één werkplek per medewerker voorzien. Soms worden er reserveringssystemen voor werkplekken of vergaderruimtes ingezet om de organisatie soepeler te laten verlopen.
Ruimte in zones indelen: de kern van het concept
Het succes van een flex office hangt af van de indeling, dat wil zeggen van de diversiteit aan aangeboden ruimtes. Over het algemeen worden verschillende zones onderscheiden: concentratiezones voor individueel werk, aangevuld met geluidsdichte cabines voor telefoongesprekken en videoconferenties, samenwerkingszones met gedeelde tafels en projectruimtes, informele ruimtes voor spontane uitwisselingen en ontspanningsruimtes voor pauzes. Deze inrichtingslogica op basis van gebruik is wat een echt flex office onderscheidt van een open space waar simpelweg de naamplaatjes van de bureaus zijn verwijderd.
De voordelen en de beperkingen
Als het goed wordt ingevoerd, zorgt flex office voor een optimale benutting van de ruimte en lagere vastgoedkosten, terwijl het de samenwerking en de dwarsverbinding tussen teams bevordert. Het moderniseert het imago van het bedrijf en versterkt de aantrekkingskracht ervan. Er zijn echter ook beperkingen waarmee rekening moet worden gehouden. Het verdwijnen van de vaste werkplek kan sommige medewerkers uit hun evenwicht brengen, en een slecht voorbereid project, dat in de eerste plaats is bedacht om vierkante meters te besparen, kan de arbeidsomstandigheden verslechteren. Zoals de ANACT benadrukt, moet de inrichting uitgaan van de daadwerkelijke activiteiten van de teams, en niet andersom.
Hoe zorg je ervoor dat de overstap naar flex office een succes wordt?
Een succesvol project begint met een analyse van het daadwerkelijke gebruik: wie doet wat, met wie en waar. Vervolgens worden de ruimtes hierop afgestemd, wordt er gezorgd voor voldoende rustige ruimtes en wordt er gekozen voor modulair meubilair dat mee kan groeien. Duidelijke regels, zoals ‘clean desk’, reserveringssystemen en geluidsetiquette, evenals begeleiding bij de verandering, zijn onmisbaar om de teams mee te krijgen. Bij Ordin Access helpen wij u bij het inrichten van uw kantoren als flex office, van de behoefteanalyse en 3D-ontwerpen tot en met de installatie.
Veelgestelde vragen
Flex office en desk sharing, is dat hetzelfde?
In de meeste gevallen wel. „Desk sharing”, oftewel het delen van werkplekken, is de meest gangbare synoniem voor „flex office”. Ook de term „free seating” wordt wel gebruikt, waarbij de nadruk ligt op de vrijheid om zelf een plek te kiezen.
Leidt flex office altijd tot een besparing op de benodigde ruimte?
Leidt flex office altijd tot een besparing op de benodigde oppervlakte? Vaak wel, omdat er minder werkplekken worden voorzien dan er medewerkers zijn. Maar het doel is niet altijd om de oppervlakte te verkleinen: het kan ook gaan om een beter gebruik ervan, door meer samenwerkingsruimtes en zones te creëren die zijn afgestemd op de verschillende activiteiten.
Is flex office geschikt voor alle bedrijven?
Niet per se. Bepaalde beroepen, waarbij vertrouwelijkheid een grote rol speelt of waarbij teams op dezelfde functie stabiel blijven, lenen zich hier minder voor. Het succes hangt vooral af van de indeling in zones, de regels en de begeleiding die worden ingevoerd.
Overweegt u om over te stappen op flex office? Ordin Access analyseert uw gebruikspatronen en ontwerpt een inrichting op maat, van het 3D-ontwerp tot de installatie. Neem contact op met ons team.
